Code d’éthique et de conformité

Entreprise : Forster Holding GmbH – ainsi que toutes les sociétés du groupe qui y sont liées
Version : 1.0 | Publication : 16 mai 2025
Champ d’application : dans le monde entier ; tous les collaborateurs, cadres, organes et – si cela est convenu par contrat – partenaires commerciaux (voir également le code de conduite des fournisseurs).

1 Objectif et mission

Le présent code rassemble tous les principes éthiques et juridiques du groupe d’entreprises Forster dans un document unique et contraignant. Il réunit les directives de conformité (18 janvier 2025) et le code de conduite (26 avril 2025), qui faisaient jusqu’à présent l’objet d’une gestion séparée. L’objectif est de créer un ensemble de règles claires et accessibles qui s’appliquent de manière identique à l’ensemble des employés et des partenaires commerciaux et qui fournissent des repères permettant d’agir de manière responsable.

2 Principes de base

Nous nous engageons à respecter toutes les lois, à agir avec intégrité, à respecter la dignité de chacun, à rendre nos processus commerciaux transparents et à promouvoir une culture basée sur la responsabilité de chaque individu. Ces cinq principes constituent la base de toutes nos décisions et activités dans le monde entier.

2.1 Respect des lois et autres réglementations

Forster Holding GmbH, ainsi que toutes les sociétés du groupe qui y sont liées, s’efforce de respecter toutes les lois en vigueur et les prescriptions déterminantes sur le territoire national et à l’étranger, dans toutes les décisions et actions commerciales qu’elle prend. Cette obligation s’applique indépendamment de l’origine des réglementations, qu’elle soit nationale, européenne ou internationale. Le comportement que nous adoptons sur le marché est empreint d’intégrité et de sincérité et favorise une concurrence loyale, y compris dans nos relations avec les clients, les fournisseurs et les autres partenaires commerciaux.

3 Lutte contre la corruption et les pots-de-vin

La corruption, c’est-à-dire le fait d’abuser du pouvoir dont on dispose pour en tirer un profit privé, n’a pas sa place dans notre entreprise. Nous appliquons une politique rigoureuse de tolérance zéro. Cette interdiction s’applique dans le monde entier et sans restriction à l’ensemble des collaborateurs, des organes ainsi qu’à l’ensemble des tiers travaillant pour notre compte.

3.1 Interdiction de toute corruption

Les collaborateurs ne doivent pas se voir promettre ou accepter un avantage, ni offrir, promettre ou accorder un avantage à un tiers, si cela peut influencer indûment des décisions commerciales ou administratives, ou même donner l’impression d’influencer de telles décisions. Toute infraction entraîne des mesures disciplinaires, civiles et/ou pénales rigoureuses (cf. chapitre 15).

3.2 Cadeaux, invitations et divertissements

• Les cadeaux occasionnels de faible valeur sont autorisés si leur montant ne dépasse pas 100 €par personne et par événement, à condition qu’ils n’influencent pas ou ne donnent pas l’impression d’influencer les processus décisionnels.
• Les  espèces ou les équivalents d’espèces (chèques, virements, bons) sont interdits sans exception.
• Tout don supérieur à 100 € ou toute invitation adressée à la même personne de manière répétée sur une période de douze mois nécessite l’autorisation écrite préalable du supérieur hiérarchiqueet du responsable de la conformité.

3.3 Traitement des tentatives de corruption

Si des collaborateurs observent une tentative de corruption ou s’ils en sont eux-mêmes victimes, ils sont tenus de signaler immédiatement l’incident à leur supérieur hiérarchique ou directement à l’unité chargée du respect de la conformité ou à la direction (voir chapitre 12). L’identité des lanceurs d’alerte est protégée.

4 Droit de la concurrence et des cartels

La concurrence loyale est une condition préalable à notre succès à long terme. C’est pourquoi nous ne participons à aucun accord sur les prix, les marchés ou les volumes de production. Tout échange d’informations sensibles sur la concurrence avec des concurrents est interdit. Toute visite de salons, d’associations ou de groupes de travail requiert au préalable un briefing de conformité qui aborde les risques potentiels liés au droit de la concurrence.

4.1 Accords illicites

Les accords sur les prix, les quantités, le marché ou les clients avec les concurrents ainsi que les pratiques concertées comme la manipulation de soumissions d’offres sont interdits sans exception.

4.2 Échange d’informations sensibles

Lors de rencontres avec des concurrents, par exemple à l’occasion de réunions d’associations ou de secteurs, il est interdit de divulguer ou d’obtenir des données importantes sur le plan stratégique telles que les prix, les capacités ou les marges futurs. Les réunions comportent un ordre du jour ; les participants rédigent des procès-verbaux si nécessaire.

4.3 Disposition à effectuer des perquisitions (« dawn raids »)

Les perquisitions administratives (« dawn raids ») doivent être immédiatement signalées au service juridique ou au service responsable de la conformité. Une directive interne régit le comportement adéquat et fait l’objet de formations régulières.

Tout manquement au droit des cartels peut entraîner de lourdes amendes, des demandes de dommages et intérêts et une atteinte à la réputation.

5 Gestion responsable de l’information

La protection des données personnelles et des secrets commerciaux et industriels est un pilier de notre culture d’entreprise. Nous ne collectons, ne traitons et n’enregistrons les données personnelles qu’en conformité avec les dispositions en vigueur en matière de protection des données, notamment le règlement général sur la protection des données (règlement (UE) 2016/679, « RGPD ») et la loi autrichienne sur la protection des données 2018 dans sa version en vigueur. Tout traitement de données doit répondre à une finalité clairement documentée, reposer sur une base juridique licite et être limité à ce qui est nécessaire. Les données qui ne sont plus nécessaires sont immédiatement et définitivement supprimées ou anonymisées.

Afin de garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de ces informations, nous avons mis en place de nombreuses mesures techniques et organisationnelles (MTO). Il s’agit notamment de restrictions d’accès physiques, de droits d’utilisation informatique orientés sur les fonctions et les besoins, de systèmes d’authentification et de mots de passe à plusieurs niveaux, du cryptage des contenus sensibles ainsi que d’une surveillance continue et d’un contrôle régulier de l’efficacité de nos processus de sécurité de l’information.

Tous les collaborateurs sont tenus de respecter la confidentialité des données : les informations qui leur sont confiées ou auxquelles ils ont accès dans le cadre de leur activité professionnelle doivent être traitées de manière strictement confidentielle, sans préjudice d’autres obligations légales en matière de confidentialité. Toute transmission à des tiers non autorisés, sous quelque forme que ce soit, est interdite. Le non-respect de la présente obligation peut entraîner, outre des mesures relevant du droit du travail, des conséquences civiles ou pénales.

Les exigences détaillées en matière de comportement et de sécurité sont définies dans les instructions du service informatique. Les présentes instructions de service font partie intégrante du présent code ; leur contenu, les obligations et les interdictions de comportement sont applicables sans restriction et doivent être portés à la connaissance de tous les collaborateurs. Chaque collaborateur/collaboratrice confirme par sa signature avoir reçu et compris le document.

6 Conflits d’intérêts

Les intérêts privés ne doivent pas influencer les décisions professionnelles. Toute participation en rapport avec des concurrents ou des partenaires commerciaux doit être signalée ; les activités annexes doivent faire l’objet d’une autorisation écrite préalable. Lorsqu’un conflit d’intérêts est inévitable, la personne concernée élabore, en collaboration avec l’unité chargée du respect de la conformité, des mesures appropriées afin d’éviter toute interférence avec les décisions commerciales.

Les intérêts privés ne doivent pas influencer les décisions professionnelles. Toute participation en rapport avec des concurrents ou des fournisseurs doit être signalée et les activités annexes doivent faire l’objet d’une autorisation préalable. Lorsqu’un conflit d’intérêts est inévitable, des mesures appropriées sont élaborées en collaboration avec l’unité chargée du respect de la conformité, afin d’éviter toute interférence avec les décisions commerciales.

7 Droits de l’homme et conditions de travail

Nous respectons les droits de l’homme reconnus au niveau international et les normes fondamentales du travail de l’Organisation internationale du travail (OIT). Notre entreprise s’engage expressément à respecter et à promouvoir ces droits dans tous les pays où elle opère. Cela inclut notamment, mais sans s’y limiter, les droits fondamentaux suivants :

• la  liberté d’association, ainsi que le droit de former des syndicats et de participer à des négociations collectives,
• l’interdiction de toute discrimination en matière d’emploi et de travail,
• le droit à l’égalité de rémunération et de percevoir une rémunération équitable,
• la protection de la vie privée de chacun,
• le droit à la vie, à la liberté, à la sécurité et à la santé,
• l’interdiction de recourir au travail des enfants ainsi qu’à l’esclavage et au travail forcé,
• le droit d’être entendu et de bénéficier d’un procès équitable,
• la liberté d’opinion et d’information,
• le droit à l’éducation,
• le droit au repos, au temps libre et à la limitation du temps de travail,
• le droit à la sécurité sociale ainsi qu’à l’eau potable et à une alimentation suffisante,
• la liberté de religion,
• le droit à la propriété et la protection des droits légitimes relatifs à l’utilisation
• des terres, la protection des droits des communautés indigènes.

Ces droits sont universels et inaliénables. Nous ne tolérons aucune action allant à l’encontre de leur réalisation, que ce soit au sein de notre propre entreprise ou de notre chaîne d’approvisionnement. Tous les partenaires commerciaux s’engagent par contrat à respecter ces principes. Toute infraction sera systématiquement sanctionnée, et ce pendant toute la durée de la collaboration.

8 Sécurité du travail

L’environnement de travail doit obligatoirement être sûr et sain. La présente disposition s’applique à toutes les personnes travaillant pour la société Forster Holding GmbH – ainsi que pour toutes les sociétés du groupe qui y sont liées – y compris les intérimaires et les collaborateurs des fournisseurs qui interviennent dans nos établissements ou sur nos chantiers.

Respect des lois et des normes
Nous respectons toutes les législations nationales en matière de santé et de sécurité au travail ainsi que les conventions pertinentes de l’OIT. Notre politique Santé Sécurité Environnement (SSE) fixe, à l’échelle du groupe, des normes minimales qui peuvent à tout moment dépasser les exigences légales locales plus strictes, mais qui ne peuvent jamais se situer en deçà.

Évaluation des risques et prévention
Nous effectuons une analyse systématique des risques pour chaque activité. Les mesures de protection qui en découlent (par ex. barrières, sécurités techniques, conception ergonomique du poste de travail) sont documentées et doivent obligatoirement être mises en œuvre.

Équipement de protection individuel (EPI)
Des EPI appropriés sont fournis gratuitement. Les employés et les fournisseurs sont tenus de les porter de manière appropriée. Toute violation fera l’objet de sanctions disciplinaires.

Formation et instruction
Toutes les personnes reçoivent une formation à la sécurité avant de commencer leur travail. Les formations de rappel ont lieu au moins une fois par an. Elles ont lieu dès que possible en cas de changement d’activité ou après des événements pertinents.

Obligations de signalement et leçons apprises
Les accidents du travail, les quasi-accidents ou les situations dangereuses doivent être immédiatement signalés au service SSE. Nous analysons les causes et communiquons les connaissances acquises de manière transparente afin d’éviter qu’une telle situation ne se reproduise.

Gestion des intervenants
Les fournisseurs doivent confirmer par écrit qu’ils répondent à nos exigences SSE avant d’être engagés par notre entreprise. En cas d’infraction grave, nous nous réservons le droit de prendre des sanctions pouvant mener à la fin de la relation commerciale.

Objectif « Zéro blessure » (« Zero Harm  »)
Notre est d’éviter tous les accidents du travail et les maladies professionnelles. Nous mesurons les progrès réalisés à l’aide d’indicateurs internationaux couramment utilisés (par ex. LTIFR) et les publions dans notre rapport de durabilité.

9 Protection des actifs de l’entreprise

Les actifs matériels et immatériels, tels que les installations, les appareils, les données ou la propriété intellectuelle, doivent être traités avec soin. L’utilisation privée des ressources de l’entreprise n’est autorisée que si elle a été préalablement signalée au/à la supérieur(e) hiérarchique et expressément approuvée par ce dernier/cette dernière.

10 Conformité des tiers et responsabilité des fournisseurs

10.1 Objectif et champ d’application

L’intégrité de notre chaîne de valeur est un élément central d’une gouvernance d’entreprise responsable. Le présent chapitre définit les principes et les procédures selon lesquels Forster Holding GmbH – ainsi que toutes les sociétés du groupe qui y sont liées – évalue chaque fournisseur, prestataire de services, agent commercial ou autre partenaire commercial (« tiers ») avant de le mandater et pendant la collaboration.

10.2 Conditions de sélection et exigences minimales

Tout tiers est tenu :

• de reconnaître par écrit le respect du présent code et doit s’engager contractuellement à le respecter ; il doit prouver qu’il a pris des engagement,
• fondamentaux en matière de droits de l’homme et de droits du travail, de protection de l’environnement, de pratiques commerciales équitables et de tolérance zéro à l’égard de la corruption,
• d’exploiter au moins un système de gestion efficace (par exemple ISO 9001, 14001 ou 45001) ou s’engager à le mettre en place dans un délai défini,
• de faire preuve de transparence quant à la structure de propriété, aux ayants droit économique et, le cas échéant, aux intermédiaires.

10.3 Évaluation basée sur les risques

Nous appliquons une procédure en plusieurs étapes :

Les partenaires commerciaux dont les activités pourraient affecter les populations autochtones sont toujours soumis à un examen approfondi et à une approbation spéciale de la direction.

10.4 Garanties contractuelles et contrôles

• Clauses contractuelles : les clauses relatives à la lutte contre la corruption, aux droits de l’homme, à l’environnement et au droit des cartels sont considérées comme des éléments obligatoires de tout contrat.
• Cadeaux et divertissements : toute gratification de plus de 100 € ou l’équivalent d’espèces est interdite, sauf autorisation écrite de notre part.
• Droits d’audit et d’information : nous nous réservons le droit d’effectuer des contrôles inopinés sur place et de consulter les documents pertinents.

10.5 Surveillance continue, escalade et plans d’amélioration

• Les performances de tous les principaux fournisseurs sont évaluées au moins une fois par an sur la base de tableaux de bord (critères RSE, qualité, ponctualité, résultats d’audit).
• Les manquements impliquent obligatoirement un plan d’amélioration incluant des délais ; tout non-respect peut entraîner la suspension ou la résiliation du contrat.
• En cas de soupçon d’infractions graves (par exemple travail des enfants, corruption systématique), la direction peut prendre des mesures immédiates pouvant aller jusqu’à la suspension de toutes les commandes.

10.6 Documentation et reporting

Toutes les étapes de contrôle, les décisions et les mesures sont documentées de manière centralisée dans la gestion des fournisseurs. Tous les semestres, la gestion des fournisseurs rend compte à la direction sur les points suivants :

• le nombre de nouveaux contrôles de due diligence,
• résultats de la classification des risques,
• les plans d’action ouverts et leur degré de mise en œuvre,
• les cas d’escalade importants et les sanctions prises.

Forster Holding GmbH, ainsi que toutes les sociétés du groupe qui y sont liées, s’assure ainsi que les relations de partenariat reposent sur une base transparente, responsable et conforme à la loi, afin de protéger notre entreprise, nos clients et toutes les personnes impliquées dans notre chaîne d’approvisionnement.

11 Durabilité et protection de l’environnement

Nous considérons la gestion durable comme un élément essentiel de la responsabilité d’entreprise. C’est pourquoi nous nous efforçons de minimiser notre impact sur l’environnement, d’utiliser les ressources de manière efficace et de respecter toutes les exigences légales en matière d’environnement, voire de les dépasser. Partout où cela est possible, nous encourageons les processus recyclables et les solutions innovantes pour un avenir respectueux du climat.

12 Mise en œuvre et responsabilités

13 Système de signalement et protection des lanceurs d’alerte

Comme notre entreprise ne gère pas actuellement de portail ou de hotline autonome pour les lanceurs d’alerte, les voies de signalement suivantes sont disponibles :

• les supérieurs hiérarchiques directs, premier point de contact pour toutes les questions relatives à la conformité.
• le responsable de la conformité : prise de contact confidentielle par e-mail ou entretien personnel.
• le service juridique ou des ressources humaines – autre option d’escalade envisageable si un signalement auprès du responsable n’est pas possible ou ne semble pas judicieux.

Obligation de déclaration
Tout collaborateur qui, dans le cadre de son travail, est témoin d’une situation qu’il juge être une violation du présent code, de la législation en vigueur ou d’autres règles internes, est tenu de signaler immédiatement l’incident à son supérieur hiérarchique ou directement à un membre de la direction.

Protection des lanceurs d’alerte
Dans tous les scénarios de signalement, des mesures organisationnelles et techniques appropriées sont immédiatement mises en œuvre afin de protéger l’identité de la personne ayant lancé l’alerte. Les divulgations n’ont lieu que si la loi l’exige impérativement ou si les informateurs y consentent expressément. Tout traitement défavorable ou toute forme de représailles à l’encontre des lanceurs d’alerte constitue une violation grave du présent code et entraîne des mesures disciplinaires.

Examen de chaque rapport
Nous examinons tous les signalements que nous réceptionnons, sans exception. L’unité chargée du respect de la conformité coordonne le processus d’enquête, documente les mesures et informe la direction et, si nécessaire, les autorités compétentes. Les rapports finaux sont archivés sous forme pseudonymisée afin de garantir la transparence et les impacts de l’apprentissage.

14 Formation et communication Formation et communication

Les nouveaux collaborateurs suivent une formation de base obligatoire au cours des trois premiers mois. Des formations de rappel ont lieu régulièrement, au plus tard tous les deux ans. Pour les fonctions particulièrement exposées comme la vente ou les achats, nous proposons des cours d’approfondissement spécialement dédiés à ces thèmes. Tous les documents pertinents sont mis à disposition sur le portail intranet et expliqués dans des formats de dialogue à intervalles réguliers.

15 Surveillance et rapports

Le responsable de la conformité soumet chaque année à la direction un rapport contenant des informations sur les infractions, les taux de formation, les taux d’accidents ainsi que les mesures d’amélioration prises. Les principaux indicateurs – par exemple le nombre de codes approuvés et signés, le taux de formations réussies, le LTIFR ou le temps moyen de traitement des alertes – sont publiés de manière transparente dans le rapport de durabilité.

16 Sanctions et incitations

Pour véritablement incarner la compréhension des valeurs, il ne suffit pas d’interdire ou de sanctionner, mais il faut aussi reconnaître les comportements exemplaires. Notre entreprise reconnaît donc l’intégrité et le comportement responsable en mettant en place des incitations positives appropriées. Cette reconnaissance se fait de manière transparente, équitable et en accord avec les politiques de rémunération et de ressources humaines en vigueur, afin de promouvoir une culture durable de la conformité.

Toute violation du présent code, qu’elle soit intentionnelle ou résulte d’une négligence, sera systématiquement sanctionnée. Le type de sanction dépend de la gravité de l’infraction, du degré de la faute et du préjudice potentiel ou subi.

Les mesures relevant du droit du travail vont de l’avertissement écrit au licenciement extraordinaire. Si les éléments constitutifs d’une infraction sont réunis, nous déposons plainte et travaillons en étroite collaboration avec les autorités compétentes. Nous nous réservons aussi expressément le droit d’engager des poursuites civiles, par exemple des demandes de dommages et intérêts. Pour les partenaires commerciaux, toute infraction peut entraîner la suspension immédiate de la collaboration ou la résiliation du contrat sans préavis.

Chaque employé(e) a le droit d’être entendu(e) avant qu’une mesure ne soit prise. Le pouvoir de décision appartient à la direction, qui s’appuie sur le vote de l’unité chargée du respect de la conformité et, si nécessaire, du service des ressources humaines ou du service juridique.

17 Vérification et mise à jour

Ce code est un document vivant. Il fait l’objet d’un examen complet au moins une fois par an afin de se conformer aux nouvelles exigences légales, aux normes internationales et aux processus d’apprentissage internes. Une révision extraordinaire est effectuée dès que la législation pertinente change, que des domaines importants de l’entreprise sont étendus ou que des incidents significatifs fournissent des informations nécessitant une adaptation.

L’unité chargée du respect de la conformité coordonne le processus de vérification et soumet les propositions de changement – y compris une analyse des risques et des impacts – à la direction pour approbation. Une fois validée, la nouvelle version est dotée d’un numéro de version et d’une date de validité, communiquée immédiatement et archivée sur l’Intranet. Les versions antérieures restent accessibles sous forme numérique – avec une identification claire de la version – afin de garantir une transparence totale.

18 Communication interne et externe

Pour que la culture de l’éthique et de la conformité soit efficace, il faut que toutes les parties prenantes connaissent parfaitement le code.

Communication interne
Le code est activement distribué à tous les collaborateurs dès leur entrée en fonction ainsi qu’à chaque mise à jour, et expliqué via les principaux systèmes de formation. Les cadres veillent à ce que les contenus restent régulièrement ancrés dans le quotidien de l’équipe.

Communication externe
Afin de promouvoir la transparence, la version en vigueur du code est accessible à tous sur notre site Internet et est envoyée sur demande aux clients, fournisseurs ou autres parties prenantes.

Signature des collaborateurs
Chaque collaborateur/collaboratrice confirme par une déclaration écrite – éventuellement numérique – avoir reçu, compris et accepté le code. Cette confirmation est consignée dans le dossier personnel et doit être renouvelée après toute modification substantielle.

19 Annexes (directives détaillées)

Pour la mise en œuvre pratique du présent code, nous avons recours à une série de directives et de procédures complémentaires. Ces documents font partie intégrante du système de conformité et sont disponibles sur l’intranet dans leur version actuelle. En font notamment partie :

• l’instruction de service d’informatique comprenant des règles détaillées sur la sécurité de l’information et la protection des données,
• le manuel SGI (système de gestion intégré selon ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ONR 19025, UN/PAS 53002, ISO 14068-1), y compris les procédures obligatoires d’évaluation des risques et de déclaration des accidents, les règles sur la protection de l’environnement et la durabilité

ainsi que

• tout addendum spécifique au pays, tenant compte d’exigences légales ou de conditions culturelles particulières.

Toutes les annexes sont gérées par les responsables hiérarchiques compétents. Tout comme le code lui-même, les modifications apportées aux différentes annexes doivent être approuvées par la direction afin de garantir la cohérence de l’ensemble du système.
 

Le présent code entre en vigueur le 16 mai 2025 et remplace toutes les versions précédentes des directives de conformité et du code de conduite.